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哈爾濱新明陽建筑安裝工程有限公司采購管理規范

  為了規范項目經理部各專業材料管理行為,降低公司材料成本,特制定本管理材料規范。
  一、各項目部必須有計劃的提前提出采購材料需求,由項目經理制定采購計劃交給公司及各項目部采購員。大宗的或限額(1萬元)以上的采購,需及時匯報給公司,由總公司采購部門統一比價和協調當地采購員采購。
  二、項目經理部必須依據施工計劃實際需要,認真申報采購計劃。計劃填寫不規范,導致無法確認采購信息的,采購人員有權拒絕采購,如因此導致一系列后果由項目經理承擔。采購計劃及申請必須由項目經理簽字(可上傳電子版)。對貪圖省事、貪圖施工方便、不認真核算工程量、口述采購計劃,而多買材料,造成公司資金浪費的,日后追究項目經理及相關技術人員責任,并承擔一定的經濟損失。
  采購員要求:
  1、供應商的選擇:供應商必須證照齊全,具有相關資質。采購員應了解掌握供應商的真實情況,簽訂合同時應索要對方營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證及相關資質原件查看,然后將其印有公章的復印件上傳總公司。
  2、采購人員必須充分考慮市場周期變化和庫存等因素,制定材料采購方案,要有提前預見性。既保證不耽誤工程進度,按項目經理部要求時間進場。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守,造成公司經濟損失的,應負相應的經濟賠償責任。
  3、采購人員在采購時本著貨比三家的原則,性價比極優的條件下進行采購,總公司采購部有權進行核查。如采購價格高于市場行情價格:提交供應商報價時,與供應商串通抬高價格,從中謀取私利或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高,經了解后情況屬實,由采購員自行承擔相關責任。如給公司造成嚴重損失,必要時刻追究其法律責任,具體視情況而定。
  保管員須知:
  1、保管員必須對所有運抵本公司的采購物品,依照采購合同規定的質量要求進行質量檢驗。要求索要材質單或合格證。若發現品質,數量與采購計劃不符時,有權拒絕其入庫,并必須以書面形式向總公司報告。因保管員玩忽職守造成經濟損失的,應承擔相應的經濟責任。
  2、保管員對所保管的材料必須賬目清晰,材料擺放整齊。公司采購部有權對保管員所保管的倉庫及賬目進行檢查,一次不合格令其整改。二次不合格者扣不少于全月工資的10%。如有保管商品丟失或監守自盜,保管員除按價賠償之外,必要時追求其法律責任。
  財務人員須知:
  1、各項目部財務人員對購買材料及其他支出票據無公章、無項目經理簽字、無保管人入庫簽字的情況下,應拒絕對此票據入賬或報銷。如違規入賬,給公司造成不必要的經濟損失,按單據金額由財務人員及當事人共同賠付。公司會對財務人員進行相應的扣發即不少于全月工資的10%。
  不按規定程序未經審批采購的,由經辦部門和人員自行負責處理,已經與供方簽訂購銷合同,導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。
  即日起所有項目部簽訂合同時,必須由公司李鵬副總經理與采購部胡英紅經理分別審核后才可簽訂。為區分合同及其他文件,各項目部從接到此通知后,所有采購合同發送處由之前的公司郵箱改為hrbmty@126.com。此郵箱為公司合同專用郵箱。
  此流程規范各項目部分別交給項目經理、采購人員、財務人員、保管人員、仔細閱讀,2012年4月2日起生效。

  此流程規范最終解釋權歸哈爾濱市新明陽建筑安裝有限公司所有。

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